Il Garante della Privacy ha sanzionato una società con una multa di 80mila euro per aver violato la normativa sulla protezione dei dati personali, accedendo in modo illecito alla posta elettronica di un dipendente. La decisione è scaturita da un reclamo presentato da un agente di commercio, il quale ha denunciato che la società aveva utilizzato un software per effettuare un backup della posta elettronica, registrando sia i contenuti dei messaggi sia i log di accesso. Queste informazioni erano state impiegate in un contenzioso legale.
L’Autorità ha riscontrato anche una carenza nell’informativa fornita ai lavoratori, che prevedeva accessi autorizzati dal datore di lavoro alla posta elettronica dei dipendenti in caso di assenza o cessazione del rapporto senza specificare l’effettivo processo di backup e i tempi di conservazione dei dati. Il Garante ha concluso che la conservazione sistematica delle email, per un periodo considerevole di tre anni dopo la cessazione del rapporto, e dei log di accesso non era conforme alla legge sulla protezione dei dati. Questo trattamento dei dati si è rivelato sproporzionato e non necessario per le finalità di sicurezza informatica e continuità aziendale dichiarate dalla società.
Inoltre, questo comportamento ha permesso alla società di monitorare in dettaglio l’attività del collaboratore, configurando una forma di controllo vietata dallo Statuto dei lavoratori. Per quanto riguarda l’uso delle informazioni in ambito legale, il Garante ha precisato che l’accesso alla posta elettronica di un dipendente per scopi di difesa in un contenzioso deve riguardare situazioni di contenzioso già in corso, non ipotesi generali o indeterminate.
Oltre alla sanzione pecuniaria, il Garante ha ordinato il divieto di ulteriore trattamento dei dati attraverso il software di backup utilizzato. Questa decisione sottolinea l’importanza del rispetto della normativa sulla privacy e la protezione dei dati personali nel contesto lavorativo, evidenziando le conseguenze legali che possono derivare da pratiche di controllo non autorizzate.